TUGAS DASAR MANAJEMEN
CONTROLLING(MACAM-MACAM PENGAWASAN)
Dosen
Pengampu:
Retno Dewi Ayu N, SE.,MM
Oleh:
Yulius Juandi
Nim : 2013120131
Yustina Astuti
Nim : 2013120132
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS TRIBUWANA TUNGGADEWI
MALANG
2014
KATA
PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan
kepada Tuhan yang Maha Esa berkata rahmatnya lah penulis dapat menyelesaikan
makalah ini. Penulis juga menyadari masih banyak kekurangan yang harus di
perhatikan lagi dalam makalah ini. Namun penulis jugan berharap makalah ini
dapat di mengeti oleh pembaca dan dapat bermanfaat bagi pembaca.
Malang 6 April 2014
Penyusun
|
i
|
DAFTAR ISI
Kata Pengantar…………………………………………………………….... i
Daftar Isi…………………………………………………………………….. ii
Bab I. Pendahuluan…………………………………………………………. 1
1.1. Latar Belakang…………………………………………………………. 1
1.2. Rumus Masalah………………………………………………………… 2
1.3. Tujuan…………………………………………………………………... 2
Bab II. Pembahasan…………………………………………………………. 3
2.1. Dasar-Dasar Pengawasan……………………………………………… 3
2.2. Pengertian Pengawasan………………………………………………... 3
2.3. Macam-Macam Pengawasan…………………………………………... 3
2.4. Tujuan Pengawasan……………………………………………………. 6
2.5. Cara-Cara Pengawasan………………………………………………… 6
2.6. Bidang-Bidang Pengawasan Strategi………………………………….. 7
2.7. Alat Bantu Pengawasan Manajerial…………………………………… 7
Bab III. Penutup…………………………………………………………….. 10
3.1. Kesimpulan…………………………………………………………….. 10
3.2. Saran……………………………………………………………………. 11
Daftar Pustaka………………………………………………………………. 12
|
ii
|
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Pengawasan adalah prosedur atau urut-urutan
pelaksanaan dalam merealisasi tujuan badan usaha. Pengawasan dapat diartikan
sebagai suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan,
menilai dan mengoreksinya bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan
sesuai dengan rencana semula. Selain itu Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen
suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi
suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya
pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan,
baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Suatu
Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk
merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan
sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses
pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi
kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada
alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan
yang sesuai dengan kebutuhan.
Tujuan pengawasan yakni agar pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan, dan untuk mengetahui
kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan
rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut dapat di ambil tindakan untuk
memperbaikinya baik pada waktu itu ataupun waktu-waktu yang akan datang.
|
1
|
1.2
Rumusan
Masalah
Dalam makalah ini,
penyusun akan memberikan gambaran mengenai pembahasan-pembahasan tentang
pengawasan, antara lain :
1. Dasar-Dasar Proses
Pengawasan.
2. Pengertian
Pengawasan
3. Macam-macam
Pengawasan
4. Tujuan
Pengawasan
5. Cara-cara
Pengawasan
6. Bidang-Bidang Pengawasan Strategik
7. Alat Bantu Pengawasan Manajerial
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui dasar-dasar pengawasan
2. Mengetahui apa yang dimaksud dengan pengawasan
3. Mempelajari macam-macam pengawasan
4. Mengetahui apa tujuan pengawasan
5. Untuk mengetahui cara-cara pengawasan
6. Memahami tentng bidang-bidang di dalam pengawasan
7. Mempelajari alat bantu pengawasan
|
2
|
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Dasar-Dasar Pengawasan
Kasus-kasus yang sering terjadi
dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak
ditepatinya waktu penyelesaian (deadline),suatu anggaran yang berlebihan, dan
kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana. Ada banyak sebutan bagi
fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appraising, atau
correcting. Sebutan controlling lebih banyak digunakan karena lebih mengadung
konotasi yang mencakup penetapan standar,pengukuran kegiatan,dan pengambilan
tindakan korektif.
2.2. Pengertian Pengawasan
Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen
bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan
standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk
melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien
mungkin didalam mencapai tujuan. Selain
itu Pengawasan merupakan salah satu
fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses
mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting
karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang
kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya.
2.3. Macam-Macam Pengawasan
Pada dasarnya ada beberapa jenis
pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:
|
3
|
1. Pengawasan Intern dan Ekstern
Pengawasan intern adalah pengawasan
yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam lingkungan unit
organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan
cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin oleh
inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah untuk
setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah pengawasan
Kementerian Dalam Negeri.
Pengawasan ekstern adalah
pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit
organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia adalah Badan Pemeriksa
Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi negara yang terlepas dari
pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan tugasnya, BPK tidak mengabaikan
hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan intern pemerintah, sehingga sudah
sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud harmonisasi dalam proses
pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi demikian tidak mengurangi
independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai secara obyektif aktivitas
pemerintah.
2. Pengawasan Preventif dan Represif
Pengawasan preventif lebih
dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum
kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.”
Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari
adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan
merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan
agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki.
Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh
atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan
terdeteksi lebih awal.
|
4
|
3.Pengawasan Aktif dan Pasif
Pengawasan dekat (aktif) dilakukan
sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang
bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan pengawasan jauh (pasif) yang melakukan
pengawasan melalui “penelitian dan pengujian terhadap surat-surat pertanggung
jawaban yang disertai dengan bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi
lain, pengawasan berdasarkan pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan
terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa,
dan hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan
kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah “pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah
telah memenuhi prinsip ekonomi, yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban
biaya yang serendah mungkin.”
4.Pengawasan kebenaran formil menurut
hak (rechtimatigheid) dan pemeriksaan
kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid).
Dalam
kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk menghindari
terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran negara yang tertuju
pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya pengawasan tersebut
diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran dan kebijakan negara
dapat berjalan sebagaimana direncanakan.
1 Ditinjau menurut waktu
a.
Pengawasan preventif, yaitu pengawasan yang dilakukan pada
saat pekerjaan sedang berlangsung.
b.
Pengawasan represif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada
akhir selesainya kegiatan.
|
5
|
2
Ditinjau
objek pengawasan
a.
Pengawasan administratif, yaitu pengawasan dilaksanakan di
bidang yang fungsinya dikategorikan sebagai tugas administratif (bagian
keuangan, bagian personalia dan sebagainya).
b.
Pengawasan operatif, yaitu pengawasan yang dilaksanakan pada
bidang yang berfungsi melaksanakan pekerjaan operatif (bagian proses produksi,
bagian marketing dan sebagainya).
3 Ditinjau subjek pengawasan
a. Pengawasan intern, yaitu yang
dilakukan oleh atasan dari petugas/bawahan yang bersangkutan.
b. Pengawasan ekstern, yaitu pengawasan
yang dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi.
2.4. Tujuan
Pengawasan
1. Mengetahui apakah sesuatu kegiatan
berjalan sesuai dengan rencana yang digariskan.
2. Untuk mengetahui apakah segala
sesuatu dilaksanakan dengan instruksi serta asas-asas yang telah ditentukan.
3. Untuk mengetahui
kesulitan-kesulitan, kelemahan-kelemahan dalam bekerja.
4. Untuk mengetahui apakah kegiatan
berjalan efisien.
5. Untuk mencari jalan keluar, bila
ternyata dijumpai kesulitan-kesulitan dan kegagalan ke arah perbaikan.
2.5. Cara-Cara Pengawasan
1.
Peninjauan pribadi (Personal inspection, personal
observation), Mengawasi dengan meninjau secara pribadi sehingga dapat melihat
sendiri pelaksanaan kegiatan.
2.
|
6
|
3.
Laporan tertulis, Pengawasan mengenai pertanggung jawaban
tentang pelaksanaan kegiatan bawahan sesuai dengan tugas dan wewenangnya kepada
atasan yang dilaporkan secara tertulis.
4.
Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat luar
biasa, Sistem atau cara pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada
soal-soal kekecualian. Jadi pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang
menunjukkan adanya peristiwa yang istimewa atau luar biasa.
2.6. Bidang-Bidang Pengawasan Strategik
Bidang
strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses
yaitu :
1.
Analisis Laporan Keuangan
(Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam
rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada
masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi
yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa
mendatang.
2.
Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa
mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah
dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau
mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti
keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan
kuat dalam menjalankan perusahaan.
2.7. Alat
Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
|
7
|
1) Manajemen
Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya
penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan
perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen.
Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin
organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non
rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management
Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan
operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang
melalui beberapa tahap utama yaitu :
·
Tahap survei pendahuluan
dan perumusan masalah.
·
Tahap desain
konseptual.
·
Tahap desain
terperinci.
·
Tahap
implementasi akhir.
Kriteria agar MIS
berjalan efektif, yaitu :
·
Mempertimbangkan
secara hati-hati biaya system
·
Mengikut
sertakan pemakai dalam tim perancangan
·
Memperlakukan
informasi yang relevan dan terseleksi
·
Adanya pengujian
pendahuluan
·
Menyediakan
latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan
criteria utama MIS efektif yaitu :
·
Pengawasan
terhadap kegiatan yang benar
·
|
8
|
·
Menekan biaya
secara efektif
·
System yang digunakan
harus tepat dan akurat
·
Dapat diterima
oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu
angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi
yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang
didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca
rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana
dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana
tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai
sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan
aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana
keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah
bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan
anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang
telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan
manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang
direncanakan.
|
9
|
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Pengawasan adalah Proses pengamatan pelaksanaan seluruh
kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang
dilaksanakan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan. Pengawasan
adalah tanggung jawab pimpinan , tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan
semuanya maka pengawasan dilimpahkan kepada unit pengawasan.
Jenis-jenis pengawasan:
1.
PengawasanIntern dan Ekstern;
2.
Pengawasan Preventif;
3.
Pengawasan Aktif (dekat) dan Pasif;
4.
Pengawasan kebenaran formil menurut hak
(rechtmatigheid) dan kebenaran materiil mengenai maksud & tujuan
pengeluaran (doelmatigheid).
Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan
(preliminary control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent
control), Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ;
Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran pelaksanaan
kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa
penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.
|
10
|
3.2. Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika
tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya
kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun
lingkungan. Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu
komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi.
Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam
merumuskan suatu masalah.
Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.
Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu
organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah
suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.
|
11
|
DAFTAR
PUSTAKA
pendidikan.htmlhttp://mokhamadsamsuri007.blogspot.com/2013/01/manajemen-pengawasan.html (diakse
6 April 2014)
Ragil-ws.blogspot.com/2013/04/makalah-manajemen-pengendalian-dan.html
(diakse 6 April 2014)
http://cupitakyt.blogspot.com/2013/11/pengawasan-manajemen (diakse 6 April 2014)
|
12
|
